时间管理是指管理项目任务和活动所需的时间和进度。优秀的企业项目管理软件需要计划、安排、监控和控制全部的项目活动。按照项目管理学会的表述,时间管理是进行项目管理的六大功能当中的一个。那么,为什么企业项目管理软件中时间管理那么重要?
按照定义来看,任何一个项目有规定的结束时间,为了在这个日期真正结束,任何一个项目也都会需要制定一个时间表,用来对自己的时间和团队的时间进行整体的把控,并确保按照时间表来推进项目。
我们可以想象一下,你打算要对家里面的厨房进行改造。你觉得你会在平时空闲时间完成这将事,因此你并没有为自己设定一个截止的日期,以及制定一个详细的项目推进日程。你也什么工作都完成从而确保有时间来进行厨房的翻新。
那么接下来会发生什么事情呢?如果你和绝大多数人一样,答案应该是完不成厨房的翻新,这个“项目”永远不会完成。
1、计划日程表管理
很多人在讨论项目时间管理的时候,基本上都没有涉及到这一过程。不过在其他步骤得以完成以前,你必须要计划好如何对时间表进行管理。你需要回答的问题有:您想使用什么软件或工具?负责使用这个软件的人是谁?时间表多久要检查一次?为了使全部的人都能按计划推进,需要采取什么措施?
2、定义活动
只要你有了时间管理计划,那么就能够确认和定义项目了。一般使用企业项目管理软件的工作细分结构来对项目里面的活动以及任务进行定义。主要的里程碑也要确定下来。
3、排序活动
现在你已经知道全部需要执行的任务了,你可以借助网络图对项目进行适当的排序。
4、资源评估
在项目项目管理软件中,“资源”一词一般说的是人。但是,你还必须确定完成所有任务需要用到的工具、原料、系统、成本费用和别的一些资源。
5、估算持续时间
如果知道哪些任务需要完成,那么,就需要进行时间的估算。
6、制定项目时间表
可以把活动、持续时间、开始和结束日期、顺序和关系输入到计划软件中来制定项目时间表。
7、控制时间表
一旦时间表被创建的话,那么就需要受到监控。进度需要按时的进行更新和回顾,这样才能对实际完成的工作与计划进行比较,从而找出落后于计划的地方。